La Recepcionista-Despachadora desempeña un papel crucial en nuestra franquicia, asegurando una comunicación fluida entre nuestros clientes y nuestros equipos operativos. Este puesto implica realizar diversas tareas administrativas relacionadas con las llamadas de los clientes, la gestión de trabajos, la programación y la satisfacción del cliente. Además, la Recepcionista Despachadora es responsable de mantener un alto nivel de atención al cliente y de ayudar con las tareas generales de oficina.

Responsabilidades principales
• Recibir e introducir rápidamente llamadas de contactos y derivaciones de empleo en el sistema, garantizando precisión e integridad.
• Ofrecer un servicio al cliente excepcional atendiendo consultas, resolviendo problemas y manteniendo una actitud amable y profesional al interactuar con los clientes.
• Atender llamadas telefónicas generales y recibir a los visitantes a la oficina, garantizando una experiencia positiva y acogedora.
• Despachar y rastrear de manera eficiente las llamadas de líderes y las derivaciones de puestos a los equipos operativos adecuados, asegurando una respuesta y resolución oportunas.
• Revisar y analizar regularmente el panel de Trabajo en Progreso (WIP) para identificar tendencias, cuellos de botella o áreas de mejora en el proceso de despacho.
• Colaborar con los equipos para coordinar el calendario de producción y el calendario de guardia, asegurando una asignación eficiente de recursos y la finalización puntual del trabajo.
• Supervisar los aspectos logísticos de las recomendaciones de empleo para asegurar que avancen sin problemas y cumplan con las expectativas de los clientes.
• Realizar otras tareas relacionadas con el puesto asignadas.

Requisitos de formación y experiencia
• Se requiere el diploma de secundaria/GED.
• Se prefiere experiencia previa como recepcionista/oficina.
• Se requieren habilidades excepcionales en atención al cliente, sólidas capacidades administrativas y excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
• Competencia en el uso de diversas herramientas y tecnologías digitales para completar tareas de trabajo de manera eficiente.
• La experiencia en la restauración, construcción o seguros es un plus.

Requisitos físicos y de entorno laboral
Este es un papel mayormente sedentario en un entorno de oficina. Sin embargo, puede ser necesario limar. Esto podría requerir la capacidad de levantar archivos, abrir archivadores y agacharse o subirse a un taburete según sea necesario.

Horario normal y horas adicionales
Este es un puesto a tiempo completo, con horario de trabajo que varía entre las 8:00 a.m. y las 5:00 p.m., de lunes a viernes. Este puesto puede requerir más horas y cierta flexibilidad en el horario según las necesidades del negocio.